行政指引

版本號：01 生效日期： 17.08.2011

執行委員會行政指引

1. 執行委員會分為下列部門:
   
   • 
     資源拓展部
   • 
     服務統籌部
   • 
     會員事務部
   • 
     資訊傳播部
   • 
     非常設工作小組 (按需要而定)

   有關上述各小組∕部門之工作及責任範圍，請另參閱附錄一。

2. 部門主席
   • 各部門主席/副主席必須為理事會成員，每屆理事會協商及推選。
   • 部門主席乃為該功能部門的負責人，統籌一切有關該部門的行政、財務及執行等事宜。
   • 如部門主席缺席時，須委派一名副主席代替其主持會議。
3. 部門委員
   • 部門委員必須為“本會＂會員，建議人數最少3人，經由部門主席推薦及經由理事會確認。
   • 部門委員須協助其部門主席推行各項工作，經常出席部門會議，並積極討論及參予決策。
4. 申報利益
   部門主席/副主席及委員在執行職務時，若發覺其私人、家庭、團體、公司、政治或經濟利益會有可能與他的職務有任何衝突時，必須自行向理事會申報，並採取適當措施如避席會議，以示公允。
5. 周年工作計劃及財務預算
   部門主席/副主席及委員經協商後，須於每年7 月1 日之前，完成草擬有關部門的周年工作計劃及財務預算，並於理事會會議內予以討論及通過。此周年工作計劃及財務預算乃一重要工作基礎。經通過後，各部門可根據其已被通過的部份，自行展開年度的工作。若有任何屬於未有呈報或不被通過的部份，部門主席須將有關計劃及財務預算呈交理事會以討論及通過後，方可落實執行。
6. 收支管控
   基本上，所有有關部門的收支都經由財務長處理及核對，惟部門主席為其日常運作或∕及個別活動之收支以簿記形式記錄存案。所有經部門收取的收入，必須在收到款項後三個工作天內存入理事會指定的銀行賬戶內。主席須將有關之存款票據，連同收入報告於活動完結後十四個工作天內呈交財務長處理。部門主席可按需要向財務長申領小額的零用現金賬項，並填上部門款項申請表，更有效率及靈活地推展部門事務。
7. 部門會議
   目的
8. 理事或委員之罷免
   • 部門主席之罷免必須有三名或以上的理事提出議案，並在理事會常務會議內以大多數通過，方為有效。
   • 部門委員之罷免必須由部門主席動議及在理事會常務會議內以大多數通過，方為有效。

7.
7.1
7.1.1 討論及草擬周年工作計劃及財務預算
7.1.2 檢討上述周年工作計劃及財預算等之進度，若有需要，商討及擬定修訂方案。
7.1.3 統籌有關部門事務之行政及執行事宜
7.1.4 檢討上次會期至是次會期期間的部門事務進展
7.2 頻次
7.2.1 部門會議每月召開一次。
7.3 召開會議
7.3.1 部門會議由其部門主席召開
7.3.2 部門會議通知書必須在開會前不少於3天前以電郵或傳真方式給予與會人仕。通知書
中必須列明會議日期、時間、地點及會議議程等。
7.3.3 部門會議之法定人數為全體委員超過半數或以上出席會議，並透過積極協商就部門
各項事務達致同識，若有需要，主席可將有關事項帶回理事會會議討論。
7.4 會議記錄
7.4.1 以重點形式記錄，於會議後7天內，分派予該部門所有委員及列席人仕。
版本號：01 生效日期： 17.08.2011 第 3 頁，共 4 頁
8)

〈附錄1〉
執行委員會各功能部門之職權範圍

1. 資源拓展部
   
   • 
     策劃及執行不同類型的慈善籌款活動
   • 
     負責吸納及管理外內捐款及物資
2. 服務統籌部
   • 籌劃本會各大小型服務活動
   • 協助策劃及合辦其他機構慈善服務
3. 會員事務部
   • 致力培圳義工團隊，針對不同服務的性質，提高他們的認知性及應變能力，發揮領導潛能
   • 計劃、安排、執行會員康樂活動，增強對本會的歸屬感
   • 
     招募會員及推動他們積極參與本會活動
   • 
     定期更新會員名冊
   • 
     收集及跟進會員年費事宜
4. 資訊傳播部
   • 定期派發通訊/會刊及更新網頁內容，加強本會與會員之溝通
   • 
     設計及制作有關本會的宣傳物品，推動本會的知名度及形象
   • 
     統籌有關本會資訊管理系統的運作
5. 非常設工作小組
   • 按情況需要成立非常設工作小組，通常為一些單一而大型的工作而設立。
   • 非常設工作小組主席由理事會推選，不受本行政指引第2點之規定，即任何理事均可被推選成為小組主席或委員。

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